De verborgen kosten van inefficiënte processen

In ons vorige blog spraken we over de total cost of ownership (TCO) van ict-infrastructuur. Eén van de zaken die onnodig veel kosten met zich meebrengt, zijn inefficiënte processen. Automatisering kan daarbij helpen. Automatisering is echter niet de Heilige Graal.

Schaduw-IT

Wat maakt dat je kosten zo hoog worden als je inefficiënte processen binnen je organisatie hebt? Het belangrijkste en meest voor de hand liggende is: tijd. Als medewerkers hun werk niet optimaal kunnen doen, betekent dit dat zij veel tijd kwijt zijn aan taken waar je zo min mogelijk tijd aan kwijt wilt zijn.

Een ander risico van inefficiënte processen is dat medewerkers zelf (automatiserings)oplossingen en werkwijzen gaan zoeken om hun taken eenvoudiger of sneller te kunnen uitvoeren, zonder afstemming met een ict-expert. Dat noemen we ‘schaduw-IT’. Daar schuilt het gevaar in dat je (onbewust) andere processen verstoort, werk dubbel uitvoert en belangrijke informatie verloren gaat bij calamiteiten. Het kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen, en het kan er ook toe leiden dat processen worden gefrustreerd of zelfs apparatuur kapot gaat. En ook dat brengt weer allerlei kosten met zich mee.

Automatisering?

Een manier om processen efficiënter te maken is automatisering. Met de nadruk op ‘een manier’. Want lang niet alle processen zijn geschikt om te automatiseren (zie de-heilige-drie-eenheid). Daar zit dan ook direct een valkuil in. Want automatisering voegt zelden nieuwe functionaliteiten toe. Het helpt in de regel om informatie sneller te verwerken en zo dus efficiënter te werken. Er zijn genoeg organisaties waarvoor ICT belangrijk is, maar niet de ‘core business’. ICT dient voor die organisaties vooral ter ondersteuning van processen en beleid.

Hoe dan wel?

Er zijn vaak allerlei alternatieven om processen efficiënter te maken. Dat kan door verschillende producten of diensten te gebruiken, of door op een andere manier te werken. Een ict-partner kan daarbij helpen. Niet alleen om de optimale oplossing te vinden, maar ook om te helpen bij het implementeren van de oplossing. Ook daar zit een grote uitdaging, want verandering is altijd lastig. Als een verandering niet gedragen wordt, kan dat weer leiden tot die schaduw-IT, met alle kosten en risico’s van dien. Bespreek daarom altijd met medewerkers wat je wilt veranderen en luister naar de praktische terugkoppeling. Laat je door hen inspireren dan wordt de verandering breed gedragen en een succes. Door deze aanpak kun je inefficiënte processen zichtbaar maken, goed aanpakken en verminder je verborgen kosten, en daarmee de total cost of ownership.

Wil je meer weten? Lees onze blogs en schrijf je in voor onze nieuwsbrief.